Att anskaffa en webbplats handlar till stor del om att definiera organisationens kommunikationsbehov. Innan projektet startar måste man antingen på egen hand eller i samråd med sin webbyrå gå igenom allt man vill åstadkomma med sin webbplats så att det kan tas med i planeringen och kostnadsberäkningen redan från början.

En som har gått igenom den processen är Linda Talve, Informatör vid EU:s finansieringsprogram Central Baltic INTERREG IV med huvudkontor i Åbo.

Lanseringen av webbplatsen i januari 2009 föregicks av noggrann analys och en upphandling som slutade med att projektet genomfördes i samarbete med SydWeb. Linda berättar att webbplatsen har en central roll i programmets kommunikation.

- Vi har mycket material att distribuera, så ett krav på webbplatsen var att materialet skulle vara lättåtkomligt och kunna hållas aktuellt.

Webbplatsen funktioner och innehåll berodde dels på vilket material som måste finnas tillgängligt för att programmet överhuvudtaget skulle kunna verka, dels på vilka krav lagen ställde t.ex. på publicering av information om de projekt som får finansiering.

- Vi ville även erbjuda något extra, så som bildgallerier från olika evenemang, väl medvetna om att underhållet av dessa skulle bero på hur mycket tid som blev över efter att viktigare ting avklarats, förklarar Linda.

Just tiden visade sig vara den största utmaningen. Många personer i organisationen skulle ha med den kommande webbplatsen att göra och skulle därför involveras i planeringen.

- Det är svårt att hitta tiden som behövs för att planera en fungerande webbsida när alla samtidigt är upptagna med att hitta sin roll i organisationen och med att sköta sina vanliga arbetsuppgifter.

Utmaningarna övervanns och till slut fanns en färdig kravspecifikation för vad man ville att webbplatsen skulle innehålla. En offertbegäran publicerades på basen av kravspecifikationen och flera webbyråer, både finländska och utländska, skickade in offerter.

- Valet föll på SydWeb Ab från Ekenäs. De motsvarade våra krav på en webbyrå som kunde förstå och anpassa sig efter våra behov samt skräddarsy en webbplats åt oss.

Efterhand som webbplatsen färdigställdes märkte Linda att än mer tid borde ha avsatts till att planera och utprova webbplatsens funktioner.

- En pilottestgrupp hade varit bra att ha, men tiden räckte inte till. Det var svårt att se hur alla detaljerna hängde ihop innan webbplatsen började förverkligas.

Tack vare det goda samarbetet med webbyrån var det inga problem att modifiera planeringen efterhand som nya insikter gjordes.

Arbetet med den nya webbplatsen var inte över vid publicering. En webbplats måste underhållas med nytt material samtidigt som gammalt tas bort.

- Publiceringsverktyget Joomla som används för webbplatsen är efter en kort inlärningsperiod enkelt att arbeta med. För vardagliga åtgärder behövs väldigt lite specialkunskaper eftersom webbplatsens struktur och funktioner redan är på plats.