Hanasaari, ruotsalais-suomalainen kulttuuri-keskus, avasi uuden kotisivustonsa 1. syyskuuta. Tätä edelsi huolellinen sisällön ja grafiikan suunnittelu yhdessä SydWebin kanssa. Tunnusomaista projektille oli, että iso osa Hanasaaren henkilöstöä sitoutettiin siihen jo aivan alusta asti. Tämä paransi projektin lopputulosta ja varmisti, että sivustosta tuli koko organisaation työkalu.

Projektia edelsi laaja suunnittelutyö. Ulrika Hasselberg Hasselberg Consulting Ab:sta toimi Hanasaaren konsulttina niin toimittajan valinnassa kuin projektipäällikkönäkin ja aloitti työn workshopilla, jossa esiteltiin Hanasaaren verkkostrategiasta tehty esiselvitys. Tavoitteena oli alusta asti sitouttaa henkilöstöä ja ottaa huomioon sekä eri osastojen että asiakasryhmien toiveet.

– Suurin haaste oli saada uusi kotisivusto vastaamaan kaikkien neljän liiketoiminta-alueen tarpeita, kertoo Ulrika Hasselberg. Halusimme selkeästi yhdistää ohjelmatoiminnan kaupallisten toimintojen kanssa Hanasaari-nimen alle.

Seuraavaksi konsultti Ulrika Hasselberg etsi sopivan yhteistyökumppanin, jonka tuli pystyä toteuttamaan asiakkaan visiot ja verkkostrategia. Hän valitsi SydWebin, jonka kanssa edettiin projektin yksityiskohtaiseen suunnitteluun. Tässäkin vaiheessa oli mukana edustajia kulttuurikeskuksen kaikilta osastoilta.

Ulrika kertoo:

– Kotisivustosta tulee elävä kanava, kun sitä päivitetään ja sen kanssa työskennellään aktiivisesti. Sivuston tulee aina olla ajan tasalla. Tämä ei onnistu ilman henkilöstön sitoutumista ja ymmärrystä kotisivuston tärkeydestä, mitä on vaikea saavuttaa, jos henkilöstön mielipide otetaan huomioon vasta projektin lopussa.

SydWeb suunnitteli sivuston, joka toteutettiin monipuolisen julkaisujärjestelmä Joomlan avulla. Suunnittelun aikana esillä oli useita erilaisia ehdotuksia sivuston grafiikasta, sivuhierarkiasta ja navigoinnista.

– Huolellinen suunnittelu ja läpinäkyvä kommunikaatio ovat menestyksekkään projektin kulmakiviä, kiteyttää Ulrika Hasselberg. Vanhalla työpaikallani mottomme oli ”Failing to plan is planning to fail”. Mikäli tavoitteita ei ole käyty selkeästi läpi ennen projektin aloitusta, kuluu projektiin aina enemmän aikaa ja rahaa kuin oli tarkoitus.

Kun Hanasaaren kotisivusto julkaistiin SydWebin webhotellissa, sisälsi se lähes 200 artikkelia kolmella eri kielellä. Kotisivutoimittajan ja projektipäällikön yhteistyö oli erittäin menestyksekästä. Ollakseen todella varma sivuston toimivuudesta toteutti SydWeb lisäksi sivuston käytettävyystestin ulkopuolisilla testihenkilöillä. Testin tuloksena mm. Hanasaaren tapahtumakalenterin sijaintia sivustolla muutettiin, koska sen haluttiin saavan enemmän näkyvyyttä.

– Suunnitelman on oltava myös joustava, toteaa Ulrika. Projektin kuluessa uusia asioita nousee esiin ja niiden mukaan on pystyttävä muuttamaan suuntaa. SydWeb on ollut erittäin mukautuvainen ja pystynyt selvittämään monia kysymyksiä, joita on tullut esiin projektin edetessä. He myös kouluttivat Hanasaaren henkilöstö ja toimivat heidän tukenaan sivuston ylläpidossa.

Suosittelemme vierailua sivustolla www.hanasaari.fi niille, jotka haluavat tutustua projektin lopputulokseen ja esimerkiksi lukea ajatuksia herättäviä pakinoita Suomesta ja Ruotsista.