Verkkosivuston hankinta koostuu suurelta osin organisaation viestintätarpeiden määrittelemisestä. Ennen projektin alkua pitää organisaation joko itse tai yhdessä palveluntarjoajan kanssa käydä läpi, mitä sivustolla halutaan saavuttaa. Näin sivustolle asetetut tavoitteet voidaan ottaa mukaan suunnitelmiin ja kustannusarvioihin alusta asti.

Linda Talve on käynyt läpi tämän prosessin. Hän toimii tiedottajana EU:n rahoitusohjelmassa Central Baltic INTERREG IV A, jonka pääkonttori sijaitsee Turussa.

Rahoitusohjelman sivusto julkaistiin tammikuussa 2009. Sitä edelsi tarkka viestintäanalyysi ja julkinen kilpailutus, jonka tuloksena projekti toteutettiin yhteistyössä SydWebin kanssa. Linda kertoo, että verkkosivustolla on keskeinen rooli ohjelman viestinnässä.

- Ohjelmamme puitteissa jaetaan paljon materiaaleja, joten yksi tärkeimmistä vaatimuksistamme verkkosivustolle oli materiaalien helppo ja selkeä saatavuus ja päivitettävyys.

Sivuston toiminnot ja sisältö ovat pitkälti määräytyneet käytännön tarpeista: tiettyjen aineistojen täytyy olla saatavilla, jotta ohjelma voi ylipäänsä toimia. Lisäksi lait asettavat vaatimuksia siitä, mitä ohjelman kotisivuilla tulee olla - esimerkkinä rahoitettujen hankkeiden tiedot.

- Haluaisimme myös tarjota jotain ekstraa, kuten valokuvagallerioita menneistä tapahtumista, mutta niiden ylläpito on tärkeämpien asioiden armoilla, selittää Linda.

Osoittautui, että juuri ajan löytäminen oli sivuston toteutuksen suurin haaste. Tiedettiin, että monet ohjelman henkilöt tulisivat olemaan tekemisissä sivuston kanssa ja heidät pitäisi saada mukaan jo suunnitteluvaiheeseen.

- Toimivan kotisivuston suunnittelu ja toteutus vaatii paljon aikaa, jota on vaikea löytää silloin, kun ollaan pystyttämässä uutta organisaatiota ja kaikki työntekijät ovat kiinni omissa työtehtävissään.

Haasteet kuitenkin voitettiin ja viimein sivuston sisällön vaatimusmäärittely oli valmis. Tämän pohjalta julkaistiin tarjouspyyntö, johon useat, niin koti- kuin ulkomaisetkin, webtoimistot vastasivat.

- Valitsimme SydWeb Oy:n Tammisaaresta. Haimme palveluntarjoajaa, joka ymmärtää tarpeemme, on valmis mukautumaan niihin ja räätälöimään juuri meille sopivan nettisivuston. SydWeb tuntui vastaavan näihin tarpeisiimme erinomaisesti.

Sivuston valmistumisen jälkeen Linda huomasi, että suunnitteluvaiheessa olisi pitänyt pystyä paneutumaan toimintojen suunnitteluun ja testaukseen vieläkin paremmin.

- Pilottitestiryhmä olisi ollut hyvä olla olemassa, mutta aikaa ei ollut riittävästi. Oli vaikea nähdä, miten eri asiat toimivat käytännössä ja riippuvat toisistaan ennen kuin sivusto alkoi konkretisoitua.

Yhteistyö SydWebin kanssa toimi hyvin, minkä ansiosta alkuperäisiä suunnitelmia pystyttiin muokkaamaan uusien tarpeiden ja oivalluksien mukaan projektin edetessä.

Työ uuden sivuston parissa ei lopu julkaisuun, vaan sivustolla olevaa tietoa on ylläpidettävä jatkuvasti.

- Julkaisujärjestelmä Joomla!, jolla sivustomme rakennettiin, on alun jälkeen ollut yksinkertainen käyttää. Arkikäytössä tarvitaan hyvin vähän erityisosaamista, kun sivuston perusrakenne ja -toiminnot ovat jo olemassa.