Hanaholmen, kulturcentrum för Sverige och Finland, lanserade den 1 september sin nya webbplats. Lanseringen föregicks av ett noggrant planerings- och designarbete tillsammans med SydWeb. Utmärkande för projektet var hur en stor del av Hanaholmens personal redan från början engagerades i arbetet med webbplatsen, vilket gjorde slutresultatet bättre och bäddade för att webbplatsen blev hela organisationens verktyg.

Ett omfattande planeringsarbete föregick projektet. Hanaholmen hade anlitat konsulten Ulrika Hasselberg från Hasselberg Consulting Ab som ansvarig för upphandlingen och därefter projektledare. Hon inledde arbetet med en workshop där en förstudie till webbstrategi för Hanaholmen togs fram. Målet var att redan från början förankra projektet bland personalen och ta hänsyn till både de olika avdelningarnas och kundgruppernas önskemål.

– Den största utmaningen var att få den nya webbplatsen att möta alla de fyra verksamhetsområdens behov, berättar Ulrika Hasselberg. Vi ville på ett tydligt sätt förena programverksamheten med den affärsdrivande delen under det enhetliga namnet Hanaholmen.

Ulrika Hasselbergs konsultuppdrag fortsatte med att välja en lämplig webbyrå som kunde förverkliga Hanaholmens visioner och webbstrategi. Valet föll på SydWeb och projektet gick därefter in i detaljplaneringsstadiet. Även här medverkade representanter från alla kulturcentrets avdelningar.

Ulrika förklarar:

– En webbplats blir en levande kanal som är beroende av att man arbetar aktivt med den. Den måste alltid vara uppdaterad och innehålla rätt information. För att möjliggöra detta måste personalen ha engagemang och förståelse för webbplatsens betydelse. Det är svårt att åstadkomma detta ifall personalen tillfrågas först i slutet av projektet.

Planeringen utformades av SydWeb och anpassades efter publiceringsverktyget Joomlas mångsidiga möjligheter. Den innehöll ett flertal olika förslag på layout och design samt beskrivningar av webbplatsens informationsstruktur och navigering.

– Noggrann planering och transparent kommunikation är grundstenar för ett framgångsrikt resultat, anser Ulrika Hasselberg. Vårt motto på mitt gamla jobb var ”Failing to plan is planning to fail”. Har man inte tänkt igenom vad det är man vill åstadkomma innan man påbörjar ett projekt slutar det alltid med att projektet tar mer tid och pengar i anspråk.

När Hanaholmens webbplats publicerades på SydWebs webbhotell innehöll den nästan 200 artiklar i tre olika språkversioner. Samarbetet mellan webbyrå och projektledare hade varit mycket framgångsrikt. För att verkligen vara på den säkra sidan genomförde SydWeb ett användbarhetstest på webbplatsen med utomstående testpersoner. Testet ledde bland annat till att Hanaholmens evenemangskalender omplacerades på sidorna för att få ökad synlighet.

– En plan måste också vara flexibel, konstaterar Ulrika. Under projektets gång kommer nya saker fram och man måste ha beredskap att kunna ändra riktning. SydWeb har varit mycket tillmötesgående och har kunnat reda ut många frågor som uppkommit medan webbplatsen vuxit fram. De har även utbildat personalen och fungerat som stöd för dem i underhållet av webbplatsen.

Den som vill göra ett besök på Hanaholmens webbplats och exempelvis läsa tankeväckande krönikor om Sverige och Finland rekommenderas ett besök på www.hanaholmen.fi.